Сроки хранения бухгалтерских документов
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению организацией не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
В дополнение к этому Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень) могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов.
Например, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации (ст. 351 Перечня).
Сроки хранения основных документов
|
Вид документа |
Срок хранения документа |
|---|---|
|
Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, Письма Минфина от 02.03.2015 N 03-02-08/10499, от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 30.03.2012 N 03-11-11/104, Информация Минфина N ПЗ-13/2015 (п. 2)).
|
|
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) |
Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558) |
|
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные (форма N Т-49), расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.) |
Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ) |
|
Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п. |
Документы, созданные (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле): - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - с 2003 г. - 50 лет со дня создания |
|
Кассовые документы на выдачу зарплаты (в т.ч. расчетно-платежные (форма N Т-49) и платежные (форма N Т-53) ведомости) |
Пять лет после окончания года, в котором составлен документ (ст. 412, п. 1.4 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле): - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - с 2003 г. - 50 лет со дня создания |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Пять лет после окончания года, в котором они составлены (ст. 586, п. 1.4 Перечня). Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле): - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; - если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания |